BEKERJA DENGAN MAIL MERGE

Selamat pagi teman-teman semua, minggu kemarin materi kuliah saya adalah mail marge, pagi ini saya akan membagi sedikit materi kuliah yang saya terima minggu kemarin tentang mail marge, Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Office sering digunakan untuk membuat Surat-surat missal, seperti:
1. Surat undangan;
2. Surat keputusan;
3. Pemberitahuan;
4. Label undangan;
5. Surat peringatan;
6. Sertifikat;
7. Kartu nama;
8. Kokarde dan lain-lain.
Pembahasan Mail Merge dibagi menjadi:
1. Keuntungan Mail Merge
2. Persiapan Dokumen Master Surat
3. Persiapan Dokumen Data Surat
4. Penggabungan Data Surat ke Dalam Master Surat
5. Memasukkan Merge Field ke Dalam Master Surat
6. Melihat Hasil Penggabungan
7. Menambah Record.
8. Mengedit Record.
9. Amplop Surat
10. Menyimpan Hasil Penggabungan
11. Mencetak Hasil Penggabungan
Keuntungan Mail Merge :
Keuntungan yang dapat diperoleh selama menggunakan Mail Merge di antaranya:
a. Pembuatannya lebih cepat jika dibandingkan dengan pembuatan surat satu persatu.
b. Halaman dokumen lebih sedikit.
c. Bila tujuan surat berbeda, kita hanya perlu menambahkan data pada Data Surat.
d. Type file Data Surat lebih fleksibel.
Persiapan Dokumen Master Surat :
Kegiatan untuk mempersiapkan dokumen master surat meliputi langkah-langkah berikut:
a. Ketik isi Master Surat
b. Kemudian bentuk paragraf-paragraf surat menggunakan perintah-perintah untuk bekerja
dengan teks dan paragraf sesuai dengan bentuk yang diinginkan.
c. Simpan Master Surat.
Persiapan Dokumen Data Surat :
Kegiatan untuk mempersiapkan dokumen data surat agar dapat digabung ke dalam dokumen
master surat adalah:
a. Ketik data yang diperlukan untuk Master Surat dan susun dalam bentuk tabel.
b. Simpan Data Surat dengan nama dan lokasi yang mudah diingat.
c. Tutup dokumen Data Surat, agar tidak salah dalam menerapkan perintah mail merge.
Peringatan:
1. Dalam mengetik data surat, hindari pengetikan teks lain selain tabel berisi data yang
dibutuhkan oleh master surat.
2. Perintah penggabungan data surat ke dalam master surat harus dilakukan dalam dokumen
master surat.
Penggabungan Data Surat ke Dalam Master Surat
Penggabungan data surat ke dalam master surat dimaksudkan untuk memanggil data yang
terdapat dalam dokumen data surat melalui master surat. Langkah-langkah yang diperlukan
adalah:
1. Pilih menu Tools
2. Klik Mail Merge… untuk menampilkan dialog
3. Klik tombol Create untuk menampilkan menu pilihan berikutnya
4. Klik Form Letters… untuk menampilkan dialog Microsoft Word
5. Pada dialog ini klik tombol Active Window untuk menetapkan dokumen yang sedang
dibuka sebagai master surat.
6. Selanjutnya tombol Get Data akan terlihat aktif.
7. Klik tombol Get Data
8. Pilih Open Data Source… untuk menampilkan dialog Open Data Source
9. Pilih lokasi penyimpanan dokumen data surat pada kotak Look in: (lihat kembali langkahlangkah membuka dokumen pada bagian Menata Dokumen).
10. Setelah file dokumen data surat terlihat pada jendela daftar dokumen yang ada pada lokasi
tersebut, klik ganda dokumen data surat yang dimaksud untuk menampilkan dialog
Microsoft Word
11. Klik tombol Set Up Main Document pada dialog ini.
12. Kemudian toolbar Mail Merge akan muncul
-Dialog Mail Merge Helper
-Dialog Microsoft Word – Create The Mailing Labels
-Dialog Open Data Source
-Dialog Microsoft Word – Set Up Main Document
-Toolbar Mail Merge
Menempatkan Merge Field ke Dalam Master Surat :
Setelah kegiatan-kegiatan di atas dilalui, maka kegiatan berikutnya adalah menempatkan
Merge Field ke dalam master surat yang dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah
berikut.
1. Sorot teks pertama yang akan diganti dengan nama merge field pertama.
2. Klik tombol Insert Merge Field yang terdapat pada toolbar Mail Merge untuk
menampilkan pilihan field-field yang terdapat pada dokumen data surat. Pilihan Merge Field
yang ditampilkan ini sesuai dengan urutan nama-nama kolom tabel yang ada dalam
dokumen data surat. Teks yang tersorot akan digantikan oleh nama Merge Field urutan
pertama.
3. Kemudian ulangi langkah 1 dan 2 ini untuk untuk menempatkan Merge Field berikutnya.
Penempatan Merge Field
Melihat Hasil Penggabungan Antara Data Surat dan Master Surat
Setelah Merge Field ditempatkan pada posisinya, maka untuk melihat hasil penggabungan
antara data surat dan master surat, ikuti langkah-langkah berikut Klik tombol View Merged Data pada toolbar Mail Merge
Hasil Penggabungan Antara Data Surat dan Master Surat
Untuk melihat record-record lain (baris-baris lain pada tabel yang terdapat dalam dokumen
data surat) klik tombol-tombol berikut.
? First Record untuk melihat record pertama
? Next Record untuk melihat record berikutnya
? Previous Record untuk melihat record sebelumnya
? Last Record untuk melihat record terakhir.
? Posisi record yang sedang terlihat dapat dilihat pada kotak Go to Record . Selain itu
kotak ini juga berguna untuk menuju posisi record tertentu dengan mengetikkan nomor
record yang akan dituju yang diikuti dengan menekan tombol [Enter]. Kemudian halaman
master surat akan berganti sesuai dengan nomor record yang ada.
Menyimpan Hasil Penggabungan ke File Lain
Hasil penggabungan data surat dan master surat baik berupa surat maupun amplop dapat
disimpan ke file dokumen lain dengan langkah-langkah berikut.
1. Pastikan hasil penggabungan data surat ke dalam master surat sudah kelihatan.
2. Kemudian Word akan menciptakan dokumen baru dengan halaman-halaman surat yang
sudah dilengkapi data.
3. Simpan hasil penggabungan ini sebagaimana langkah-langkah menyimpan dokumen.
Mencetak Hasil Penggabungan
Hasil penggabungan data surat dan master surat dapat langsung dicetak ke printer
menggunakan langkah-langkah berikut:
1. Klik tombol Merge to Printer untuk menampilkan dialog Print
2. Pilih nama printer yang hendak digunakan untuk mencetak dalam kotak Name: yang
tersedia pada pilihan Printer.
3. Pada pilihan Page Range, pilih All untuk mencetak semua halaman master surat yang
sudah berisi data atau ketik nomor halaman pada Pages: bila hanya mencetak halamanhalaman
tertentu saja (contoh: 1-3 untuk mencetak halaman 1 sampai 3 atau 1,3 untuk
mencetak halaman 1 dan 3).
4. Tentukan jumlah kopian yang dikehendaki pada kotak Number of copies:
5. Klik tombol OK untuk mengakhiri dialog Print dan mulai mencetak dokumen.
Menambah dan Menghapus Record yang Ada Dalam Dokumen Data Surat
Record yang terdapat dalam dokumen data surat dapat ditambah, dengan mengikuti langkahlangkah
berikut.
1. Klik tombol Edit Data Source pada toolbar Mail Merge untuk menampilkan dialog
Edit Data Source.
2. Klik tombol Add New pada dialog ini untuk menambah record sehingga dialog akan
berubah
3. Lengkapi record tambahan ini dengan mengetik isi masing-masing merge field.
4. Untuk menghapus record yang ada, pilih nomor record yang hendak dihapus pada
Record:. dengan menekan salah satu tombol dari tombol
5. Klik tombol Delete.
6. Klik tombol OK untuk mengakhiri kegiatan ini.
#Dialog Data Form
Mengubah Record yang Ada Dalam Dokumen Data Surat
Mengubah record di sini bertujuan untuk memperbaiki isi merge field yang terdapat pada
record yang bersangkutan. Langkah-langkah yang dibutuhkan adalah:
1. Klik tombol Edit Data Source untuk menampilkan dialog Data Form.
2. Tempatkan kursor pada kotak Merge Field yang isinya hendak diperbaiki.
3. Pada dialog ini klik tombol Find… untuk menampilkan dialog Find in Field.
4. Ketik isi field yang hendak diperbaiki pada kotak Find what:
5. Klik tombol Find First untuk menuju ke record yang berisikan teks yang dicari.
6. Klik tombol Close untuk menutup dialog Find in Field.
7. Perbaiki isi field yang salah
8. Kemudian klik tombol OK untuk mengakhiri kegiatan ini.
Amplop Surat
Amplop surat berguna untuk membungkus surat yang sudah dibuat. Kegiatan ini dibagi
menjadi:
1. Membuat Amplop Surat
2. Memilih Ukuran Amplop Surat
3. Mengatur Posisi Alamat Surat
4. Mengatur Posisi Amplop Pada Printer
5. Membuat Amplop Untuk Menggunakan Fasilitas Mail Merge
6. Mencetak Amlop Surat
Membuat Amplop Surat
Untuk dapat menggunakan fasilitas pembuatan amplop yang disediakan oleh Microsoft Word,
maka lakukan langkah-langkah berikut.
1. Pilih menu Tools
2. Klik Envelopes and Labels… untuk menampilkan dialog Envelopes and Labels
sebagaimana yang terlihat pada gambar 11.
3. Pada jendela Delivery address:, ketik alamat tujuan surat
4. Pada jendela Return address:, ketik alamat pengirim
5. Klik tombol Add to Document untuk menampilkan dokument baru dengan alamat-alamat
yang sudah dibuat di atas.
Dialog Envelopes and Labels
Penulisan Alamat pada Amplop Surat
Memilih Ukuran Amplop Surat
Ukuran amplop dapat ditentukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut.
1. Tampilkan dialog Envelopes and Labels.
2. Klik tombol Options yang terdapat pada dialog Envelopes and Labels untuk
menampilkan dialog Envelopes Options sebagaimana terlihat pada gambar 13.
3. Pilih ukuran amplop pada Envelope Size:
4. Klik tombol OK untuk menutup dialog Envelopes Options
5. Klik tombol Change document untuk mengkhiri Envelopes and Labels.
#Dialog Envelope Options – Envelope Options
Mengatur Posisi Alamat Surat
Posisi alamat surat ditentukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut.
1. Tampilkan dialog Envelopes and Labels.
2. Klik tombol Options yang terdapat pada dialog Envelopes and Labels untuk
menampilkan dialog Envelopes Options.
3. Untuk mengatur posisi Delivery address ketik jarak dari pinggir kiri amplop dalam kotak
From Left: pada pilihan Delivery address, kemudian ketik jarak dari pinggir atas amplop
dalam kotak FromTop: pada pilihan Delivery address.
4. Untuk mengatur posisi Return address ketik jarak dari pinggir kiri amplop dalam kotak
From Left: pada pilihan Return address, kemudian ketik jarak dari pinggir atas amplop
dalam kotak FromTop: pada pilihan Return address.
5. Akhiri kegiatan ini dengan mengklik tombol OK.
Mengatur Posisi Amplop pada Printer
Untuk dapat mengatur posisi amplop pada printer sesaat sebelum mencetak dapat dilakukan
dengan mengikuti langkah-langkah berikut.
1. Tampilkan dialog Envelopes and Labels.
2. Klik tab Printing Options untuk menampilkan dialog Envelope Options
3. Klik salah satu posisi amplop di printer pada pilihan Feed method
4. Klik tombol OK untuk mengakhiri dialog Envelope Options
5. Klik tombol OK untuk mengkahiri kegiatan ini.
#Dialog Envelope Options – Printing Options
Membuat Amplop Menggunakan Fasilitas Mail Merge
Amplop untuk surat-surat yang dibuat fasilitas Mail Merge dapat pula menggunakan Merge
Field yang terdapat dalam Data Surat. Langkah-langkah untuk kegiatan ini adalah:
1. Tampilkan dialog Mail Merge Helper pada jendela dokumen Master
2. Klik tombol Create
3. Pilih Envelope… untuk menampilkan dialog Microsoft Word
4. Klik tombol New Main Document untuk membuka dokumen baru.
5. Klik Get Data
6. Lalu pilih Open Data Source untuk menampilkan dialog Open Data Source
7. Pilih lokasi penyimpanan dokumen data surat pada kotak Look in: (lihat kembali langkahlangkah
membuka dokumen pada bagian Menata Dokumen).
8. Setelah file dokumen data surat terlihat pada jendela daftar dokumen yang ada pada lokasi
tersebut, klik ganda dokumen data surat yang dimaksud untuk menampilkan dialog
Microsoft Word
9. Klik tombol Set Up Main Document pada dialog ini untuk menampilkan dialog Envelope
Options.
10. Pada dialog ini atur sekaligus ukuran amplop, posisi alamat surat, dan posisi amplop pada
printer.
11. Akhiri dialog Envelope Options dengan mengklik tombol OK.
12. Kemudian akan muncul dialog Envelope address.
13. Pada jendela Sample envelope address ketik Kepada YTH:
14. Berikutnya masukkan Merge Field satu persatu dengan mengklik tombol Insert Merge
Field
15. Klik tombol OK untuk mengakhiri dialog Envelope address.
16. Klik tombol OK pada dialog Mail Merge Helper. Kemudian halaman amplop akan berubah
Catatan:
Amplop surat yang menggunakan fasilitas mail merge di atas berfungsi sama seperti master surat
Dialog Microsoft Word untuk Membuat Amplop Mail Merge
Dialog Envelope address
Penggunaan Fasilitas Mail Merge Untuk Membuat Amplop
Mencetak Amplop Surat
Amplop Surat yang sudah dibuat dapat langsung dicetak dengan mengikuti langkah-langkah
berikut.
1. Pastikan printer sudah aktif dan terhubung dengan baik.
2. Aktifkan dialog Envelopes and Labels
3. Lengkapi Delivery address dengan alamat tujuan surat
4. Lengkapi Return address dengan alamat pengirim surat.
5. Bila tidak terdapat kesalahan ketik pada kedua alamat tersebut di atas, klik tombol Print
yang ada pada dialog Envelopes and Labels untuk mulai mencetak.
Label
Label biasanya digunakan untuk penulisan alamat atau nama tertentu yang lebih dari satu,
seperti pemberian kode buku, label undangan, label pemeriksaan dan lain-lain.
Bagian ini membahas tentang:
1. Membuat dan Mengatur Ukuran Label
2. Memberi dan Mengatur Bingkai Label
3. Menambah dan Menghapus Data Untuk Label
Membuat dan Mengatur Ukuran Label
Penggunaan fasilitas label yang disediakan Microsoft Word untuk membuat dan mengatur
ukuran label dapat dilaksanakan dengan mengikuti langkah-langkah berikut.
1. Pastikan merek produk dan nomor label anda terlebih dahulu.
2. Aktifkan dialog Envelopes and Labels
3. Klik tab Labels
4. Isi jendela Address
5. Klik tombol Options… untuk menampilkan dialog Label Options
6. Pilih nama produk yang terdapat pada pilihan Label products: yang sesuai dengan merek
label milik anda.
7. Pilih nomor produk yang terdapat pada pilihan Products number: yang sesuai dengan
nomor label milik anda.
8. Klik tombol OK untuk menutup dialog Label Options
9. Klik tombol New Document agar hasilnya diciptakan pada dokumen baru
Dialog Envelopes and Labels – Labels
Dialog Label Options
Bila merek label anda tidak tersedia pada Label product: dalam dialog Label options, ikuti
langkah-langkah berikut:
1. Pilih Detail
2. Isi nama Label yang akan dibuat pada Label name:
3. Tentukan jarak dari pinggir atas kertas ke pinggir atas label yang terletak di baris pertama
pada Top Margin:
4. Tentukan jarak dari pinggir kiri kertas ke pinggir kiri label yang terletak di kolom pertama
pada Side Margin:
5. Tentukan tinggi label pada Label height:
6. Tentukan lebar label pada Label width:
7. Tentukan jarak dari pinggir atas label yang terletak di baris pertama ke pinggir atas label
yang terletak di baris kedua pada Vertical pitch:
8. Tentukan jumlah kolom label pada Number across:
9. Tentukan jarak pinggir kiri label di kolom pertama ke pinggir kiri label di kolom kedua pada
Horizontal pitch:
10. Tentukan jumlah baris label pada Number down:
11. Tentukan ukuran kertas tempat label-label tersebut pada Page Size:.
12. Klik tombol OK untuk mengakhiri dialog Address 2160 Mini Information.
13. Klik tombol OK untuk mengakhiri dialog Label Options.
Memberi dan Mengatur Bingkai Label
Memberi dan mengatur bingkai Label dapat menggunakan cara-cara yang sama dengan
mengatur bingkai pada tabel pada bagian Bekerja dengan Tabel.
Menambah dan Menghapus Data Untuk Label
Data pada label dapat ditambah dan dihapus menggunakan langkah-langkah yang terdapat
pada bagian Menambah dan Menghapus Record yang Ada Dalam Dokumen Data Surat.
Mungkin itu dulu yang bisa saya bagi tentang mail merge, jika ada pertanyaan bisa tulis di komentar ya :), sampai jumpa di pembahasan materi kuliah berikutnya :)
#ifanote